Wie ich Virtuelle Assistentin wurde?
Auch bei mir war der Auslöser Corona! Aber anders als bei den Meisten…
Ende 2020 bat mein ehemaliger Chef aus dem Sonderpostenhandel um Unterstützung. Mit der Freiheit, von zu Hause zu arbeiten, nahm ich die Herausforderung an. Schnell arbeitete ich mich in die komplexe Welt der Corona-Hilfsmittel ein, baute erfolgreichen einen Online-Shop auf und führte das Geschäft mit großem Engagement.
Vielleicht erinnerst du dich noch an die Herausforderungen mit den ersten Masken und Schnelltests. Meine erste Idee: alle Apotheken in Berlin ansprechen. Nach dieser intensiven Kaltakquise überrollte uns das Geschäft. Der Verkauf, die Buchhaltung und zwei wöchentliche Newsletter mit Werbeflyern waren nicht mehr alleine zu bewältigen. Ein Online-Shop musste her! 🌐
Wir organisierten einen Programmierer, doch nach den ersten Schritte war keine Unterstützung mehr zu bekommen. Naja, wer sich auf andere verlässt…
Also selber an die Arbeit machen: Ohne Vorkenntnisse baute ich einen professionellen Online Shop auf. Das erleichterte vieles, das Geschäfts lief, der Shop wuchs. So konnte sich mein Chef wieder seinen geliebten (eingestaubten) Sonderposten widmen.
Ein tragisches Ereignis, das alles veränderte! 🕊
Anfang 2022 erkrankte mein Chef an Corona. Nach meiner Quarantäne mussten wir ihn überzeugen, ins Krankenhaus zu gehen. Er hatte keinerlei Vorsorge getroffen und keine Angehörigen. Ich kümmerte mich nun nicht mehr nur um die zwei Firmen, sondern auch um ihn. Ich hielt täglich Kontakt zu den Ärzten und stimmte mich mit ihnen ab. Wochenlang verschlechterte sich sein Zustand.
Als der Entschluss fiel, die Maschinen abzustellen, konnte ich Ihn nicht alleine lassen. Niemand sollte alleine sterben, ich begleitete ihn bis zur letzten Minute. 😢
Ich organisiert seine Beerdigung und plante eine Trauerfeier für Freunde und Geschäftspartner.
Nun stand ich plötzlich komplett alleine da, als rechte Hand des Geschäftsführers in einer GmbH, aber ohne richtige Vollmachten. 5 Monate hielt ich die Geschäfte noch am Laufen, steigerte den Umsatz und bemühte mich vergeblich um Unterstützung bei den Behörden. Niemand fühlte sich zuständig.
Was tun nach so einem einschneidenden Erlebnis?
Weitermachen wie bisher und zurück in eine 40h/Woche❓
Dieses Ereignis hat mir vor Augen geführt, wie schnell das Leben vorbei sein kann. Ich wollte meine Zeit nicht mehr in einem Büro verbringen, täglich die gleichen Aufgaben erledigen und auf meine Freiheit verzichten.
Die letzten anderthalb Jahre konnte ich selbst bestimmen, wann und wo ich arbeite – und meine Anwesenheit zu Hause hatte die Schulleistungen meiner Tochter deutlich verbessert.
Die Entscheidung fiel klar: Mit meiner Erfahrung, den bestehenden Kunden- und Lieferentenkontakten, viele kannten ja nur mich, und meinem Wissen im Aufbau eines Shops war der Weg in die Selbstständigkeit vorgezeichnet.
Mitte 2022 gründete ich für meinen damaligen Kollegen ein Einzelunternehmen und arbeitete als Virtuelle Assistentin. Innerhalb von drei Wochen stellte ich ein digitales Unternehmen auf die Beine, entwarf Logo und Corporate Design und baute den Onlineshop. Ich kümmerte mich um alle administrativen Aufgaben, den Ein- und Verkauf und den wöchentlichen Newsletter – und als die Pandemie abebbte, übernahm ich auch die Abwicklung und Büroauflösung. 💼
Mein beruflicher Weg
Mein Start in der Buchhaltung
Meine ersten fünf Jahre verbrachte ich in der Finanzbuchhaltung, wo ich eine sehr intensive und lehrreiche kaufmännische Ausbildung abschloss. Anschließend übernahm ich die Buchhaltung für die ausländischen Niederlassungen des Unternehmens. Diese Zeit prägte mein Bewusstsein für Präzision und Genauigkeit und schärfte meine Stressresistenz erheblich.
Meilensteine im Handel
2009 wechselte ich in den Groß- und Einzelhandel und wurde Assistentin der Geschäftsführung eines Sonderpostenhandels. Ich stand vor Papierstapeln, unzähligen Bewerbungen, Bestellungen und einer Kiste mit Belegen. Aber das war genau meine Welt. Ich konnte alles von Null aufbauen und System und Ordnung reinbringen. Ich übernahm auch den Ein- und Verkauf und vertrat meinen Chef in allen Belangen. Das Personalmanagement und kreative Aufgaben wie Werbung und Marketing gehörten ebenso zu meinem Verantwortungsbereich wie jährliche Messeauftritte.
Unternehmensberatung und Immobilienwirtschaft
Ab 2013 war ich knapp acht Jahre als Assistentin in einer Unternehmensberatung in der Immobilienwirtschaft tätig. Neben den klassischen administrativen Aufgaben durfte ich an spannenden Projekten mitwirken. Zu meiner täglichen Arbeit gehörten ebenso Phonodiktate, Protokolle, Präsentationen und Berichten in gehobener Sprache für Geschäftsführer, Investoren und Amtsträger.
Ich kann noch heute sagen, ich liebte diesen Job – ich war von Anfang an dabei, genoss Vertrauen, hatte tolle Kollegen und einen sicheren Job. Aber das Beste, ich hatte einen wirklich tollen Chef! Es passte einfach (fast) alles. Die Zeit war überaus lehrreich und ich konnte mit der Firma gemeinsam wachsen.
Vom sicheren Pfad ins Risiko
2021 stellte sich mein Berufsleben komplett auf den Kopf. Ich verließ meinen sicheren Job in der Unternehmensberatung und entschied mich bewusst für das Risiko – zum Glück!
Ich wechselte in den gerade neu entstandenen Handel rund um die Corona-Pandemie. Dort übernahm ich vielfältige Aufgaben – von der Kaltakquise über den Aufbau eines Online-Shops und Messeauftritte bis hin zu Marketingmaßnahmen. Schon nach wenigen Monaten vertrat ich meinen Chef in jeglichen Belangen – wir kannten uns aus einer früheren Zusammenarbeit – und ich war Ansprechpartnerin und Entscheiderin in fast allen Situationen.
Diese Phase war herausfordernd, bot mir jedoch die Gelegenheit, meine Fähigkeiten weiter auszubauen und neue Verantwortungsbereiche zu übernehmen.
Eine schicksalhafte Wende
Anfang 2022 nahm mein Leben eine unerwartete und tragische Wendung. Ich übernahm ganz plötzlich die Verantwortung für zwei Firmen und für die persönlichen Angelegenheiten meines Chefs. Ich konnte ich ihn nicht alleine sterben lassen und blieb an seiner Seite, bis zum letzten Augenblick. Diese Erfahrung hat mich tief geprägt.
Nach seinem Tod stand ich vor der Herausforderung, die Unternehmen alleine weiterzuführen. Doch trotz meiner Anstrengungen war es nicht möglich, die Geschäfte ohne Vollmachten dauerhaft zu retten. Nun war der Moment hier aufzugeben. Ich schrieb die Kündigung und nahm meinen gesamten Urlaub und Überstunden.
Wenn dich die Story interessiert, lies weiter oben.
Der Aufbau eines neuen Unternehmens
Ab Juli 2022 gründete ich ein Einzelunternehmen für meinen ehemaligen Kollegen und trat als Virtuelle Assistentin in Festanstellung ein. Innerhalb weniger Wochen stellte ich das gesamte digitale Geschäftsmodell auf die Beine. Ich kümmerte mich um sämtliche bürokratischen Schritte, entwarf das Logo und das Corporate Design und baute einen neuen Online-Shop auf.
Meine Aufgaben reichten von der Administration über den Ein- und Verkauf bis hin zum wöchentlichen Newsletter. Ich organisierte das Unternehmen von Grund auf und sorgte dafür, dass alles reibungslos lief. Mit dem Ende der Pandemie war jedoch klar, dass das Geschäftsmodell nicht mehr tragbar war. So übernahm ich 2023 die Abwicklung und endgültige Auflösung des Unternehmens.
Ein neues Kapitel: Selbstständigkeit 2024
Anfang 2024 beschloss ich den Schritt in die vollständige Selbstständigkeit als Virtuelle Assistentin zu wagen.
Diese Tools nutze ich:
Smarte Tools – Vielfalt und Flexibilität für dein Business
In meiner Arbeit setze ich auf eine breite Palette an Tools, die ich über die Jahre in verschiedenen Projekten eingesetzt habe. Von KI-gestützter Automatisierung bis hin zu Buchhaltung und Projektmanagement – diese Tools sind nicht nur erprobt, sondern helfen mir auch, maßgeschneiderte Lösungen für deine Bedürfnisse zu entwickeln.
Meine Täglichen Begleiter
Diese Tools nutze ich neben MS Office täglich, um Effizienz und Produktivität zu sichern:
- Social Media Management: LinkedIn, Instagram, Facebook, Buffer
- KI-Tools: ChatGPT, Claude, Perplexity, Midjourney, Ideogram, Gamma, make
- Design: Canva, PowerPoint
- Cloud-Speicher: MS OneDrive, Google Drive
- Projektmanagement: Notion (Ich liebe es 💙)
- Passwort-Management: Bitwarden
- Kommunikation & Konferenzen: Zoom, MS Teams, WhatsApp, Telegram
- PDF-Verwaltung: PDF24, Acrobat Pro
Flexibilität steht bei mir an erster Stelle
Daher richte ich mich gerne nach den Tools, die du bereits nutzt oder bevorzugst. Gemeinsam wählen wir die Lösungen, die am besten zu deinem Workflow passen und den größtmöglichen Mehrwert für dich bieten.
Ich habe umfangreiche Erfahrung in der Arbeit mit einer Vielzahl weiterer Programme, die ich in unterschiedlichen Projekten eingesetzt habe.
Unter anderem für Buchhaltung (sevDesk, Lexware, DATEV), CMS (WordPress), E-Commerce (Shopware, ablefy, Thrivecart), Grafik (Photoshop, Gimp), Cloud-Dienste (Dropbox, wetransfer), E-Mail-Marketing (Brevo, Mailerlite, ActiveCampaign), Projektmanagement + CRM (Trello, Insightly), Zeiterfassung (clockify, mite), Terminplanung (doodle, Calendly), Videokonferenzen (Skype, meetyoo) und viele mehr.
